Lässt der Unternehmer gemietete Räume auf seine Kosten renovieren bzw. an seine betrieblichen Erfordernisse anpassen, kann er die Aufwendungen entweder sofort zu 100% oder verteilt über die voraussichtliche Nutzungsdauer abschreiben.
Es gibt insgesamt 5 verschiedene Varianten:
1. Variante: Der Mieter kann den Aufwand vereinbarungsgemäß mit der Miete verrechnen
Es handelt sich um Mietvorauszahlungen, die der Unternehmer auf den Anrechnungszeitraum verteilen kann (die Abgrenzung erfolgt über aktive Rechnungsabgrenzung); bei einer Gewinnermittlung mit einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung können die Aufwendungen sofort als Betriebsausgaben abgezogen werden, wenn der Anrechnungszeitraum 5 Jahre nicht übersteigt.
2. Variante: Instandhaltungskosten, die üblicherweise in regelmäßigen Abständen anfallen und die nicht vom Vermieter übernommen werden
Der Unternehmer zieht seine Aufwendungen, die üblicherweise regelmäßig anfallen und nicht vom Vermieter übernommen werden, im Jahr der Entstehung in vollem Umfang als Betriebsausgaben ab.
3. Variante: Einbau von Vorrichtungen (Maschinen), die mit dem Betrieb des Unternehmens in unmittelbarem Zusammenhang stehen
Beim Einbau von Vorrichtungen handelt es sich um bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens. Die Betriebsvorrichtungen werden über ihre Nutzungsdauer abgeschrieben.
Baut der Unternehmer Teile oder Anlagen vorübergehend in ein Gebäude ein, die als selbständige bewegliche Wirtschaftsgüter behandelt werden, handelt es sich bei diesen Einbauten in der Regel um Scheinbestandteile. Da es sich um bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens handelt, sind sie über ihre Nutzungsdauer (unabhängig von der Nutzungsdauer des Gebäudes, in das sie eingebaut werden) abzuschreiben.
4. Variante: Einbau von Teilen in gemietete Räume, die weder Betriebsvorrichtungen noch Scheinbestandteile sind
Diese Um- und Einbauten sind als sonstige Mietereinbauten einzustufen. Sonstige Mietereinbauten werden wie unbewegliches Anlagevermögen nach den Grundsätzen abgeschrieben, die für Gebäude gelten. Solche Mietereinbauten nach den für das Gebäude maßgebenden Abschreibungssätzen abzuschreiben.
Praxis-Beispiel:
Im entschiedenen Fall wurde ein sanierungsbedürftiges Gebäude verpachtet. Im Laufe der Pachtzeit hatte der Pächter eine Komplettsanierung des Gebäudes durchgeführt. Mit Ablauf des Pachtvertrags sollten die Um- und -einbauten des Pächters entsprechend ihrer Restwerte gegen Entgelt an den Pächter übergehen.
Der Pächter erfasste die entsprechenden Herstellungskosten in seinem Anlagevermögen und schrieb sie über die kürzere Pachtdauer ab. Er war der Auffassung, da der Pachtvertrag kein Optionsrecht zur Verlängerung der Nutzungsdauer enthalte, könne ein Mieter oder Pächter aufgrund der zeitlichen Beschränkung des zwischen ihm und dem Grundstückseigentümer geschlossenen Pachtvertrags eine kürzere Abschreibungsdauer entsprechend § 7 Abs. 4 Satz 2 EStG zugrunde legen. Das Finanzamt behandelte die Aufwendungen des Pächters für die Komplettsanierung nach den Grundsätzen der Gebäudeabschreibung und nicht nach der kürzeren Pachtdauer. Laut BFH sind die Herstellungskosten für ein Gebäude mit den für dieses Gebäude maßgebenden AfA-Sätzen und nicht nach der mutmaßlichen kürzeren Dauer des Pachtvertrags abzuschreiben. § 7 Abs. 4 Satz 2 EStG stellt ausdrücklich auf die tatsächliche Nutzungsdauer des Gebäudes ab.
Ein Steuerpflichtiger kann sich auf eine kürzere Nutzungsdauer nur berufen, wenn das Wirtschaftsgut vor Ablauf der technischen Nutzungsdauer verbraucht ist. Ein wirtschaftlicher Verbrauch ist aber nur anzunehmen, wenn die Möglichkeit einer wirtschaftlich sinnvollen anderweitigen Nutzung oder Verwertung endgültig entfallen ist. Daran fehlt es, wenn der Verpächter den Zeitwert der Mietereinbauten zu vergüten hat. Denn die Erzielung eines erheblichen Veräußerungserlöses steht einem wirtschaftlichen Verbrauch entgegen.
5. Variante: Der Unternehmer tätigt Aufwendungen nur zur besseren Gebäudenutzung
Der Unternehmer verschafft sich mit seinen Aufwendungen einen Nutzungsvorteil (= immaterielles Wirtschaftsgut). Selbst geschaffene immaterielle Wirtschaftsgüter dürfen steuerlich nicht ausgewiesen werden, sodass die Aufwendungen in voller Höhe sofort als Betriebsausgaben abgezogen werden müssen. Konsequenz: Teilweise ist die Unterscheidung zwischen den einzelnen Varianten schwierig. Beim Einbau von selbständigen Wirtschaftsgütern in gemietete Räume muss z. B. zwischen beweglichen oder unbeweglichen Wirtschaftsgütern unterschieden werden, weil davon die Art und Weise der Abschreibung abhängt.
Rückbau von Mietereinbauten: Haben Vermieter und Mieter sich darüber geeinigt, dass Einbauten bei Beendigung des Mietvertrages zurückgebaut werden müssen, ist ggf. die Bildung einer Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten möglich.