Bewir­tungs­kos­ten: selbst digi­ta­li­sier­te Rechnungen

Die Rech­nung über die Bewir­tung in einem Bewir­tungs­be­trieb kann dem Steu­er­pflich­ti­gen in digi­ta­ler Form über­mit­telt wer­den (als E-Rech­nung nach § 14 Absatz 1 Satz 3 und 6 UStG oder als sons­ti­ge Rech­nung nach § 14 Absatz 1 Satz 4 UStG in einem ande­ren elek­tro­ni­schen For­mat). Eine Bewir­tungs­rech­nung in Papier­form kann vom Steu­er­pflich­ti­gen digi­ta­li­siert wer­den (digi­ta­li­sier­te Bewir­tungs­rech­nung). Der Eigen­be­leg wird vom Steu­er­pflich­ti­gen digi­tal erstellt oder digi­ta­li­siert (digi­ta­ler oder digi­ta­li­sier­ter Eigen­be­leg). Die erfor­der­li­che Auto­ri­sie­rung ist durch den Steu­er­pflich­ti­gen durch eine elek­tro­ni­sche Unter­schrift oder eine elek­tro­ni­sche Geneh­mi­gung der ent­spre­chen­den Anga­ben zu gewähr­leis­ten. Die Anga­ben dür­fen im Nach­hin­ein nicht undo­ku­men­tiert geän­dert wer­den können.

Ein digi­ta­ler oder digi­ta­li­sier­ter Eigen­be­leg muss digi­tal mit der Bewir­tungs­rech­nung oder dem Kas­sen­be­leg über die Bewir­tung zusam­men­ge­fügt wer­den. Für den Betriebs­aus­ga­ben­ab­zug ist es aus­rei­chend, wenn aus­schließ­lich ein Ver­weis vom digi­ta­len oder digi­ta­li­sier­ten Eigen­be­leg auf die digi­ta­le oder digi­ta­li­sier­te Bewir­tungs­rech­nung oder den Kas­sen­be­leg über die Bewir­tung ange­bracht wird. Eine elek­tro­ni­sche Ver­knüp­fung (z. B. ein­deu­ti­ger Index, Bar­code oder sons­ti­ge Ver­knüp­fung mit einem Doku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem) ist zuläs­sig. Es liegt dabei in der Ver­ant­wor­tung des Steu­er­pflich­ti­gen, die Zuord­nung des Eigen­be­le­ges zu der ent­spre­chen­den Bewir­tungs­rech­nung oder dem ent­spre­chen­den Kas­sen­be­leg über die Bewir­tung sicherzustellen.

Lässt sich einer Bewir­tungs­rech­nung kein Bewir­tungs­be­leg zuord­nen, sind die erfor­der­li­chen Anga­ben nicht erbracht und der Betriebs­aus­ga­ben­ab­zug ist zu ver­sa­gen. Die gefor­der­ten Anga­ben kön­nen auch in digi­ta­ler Form auf der digi­ta­len oder digi­ta­li­sier­ten Bewir­tungs­rech­nung, einem visua­li­sier­ten Doku­ment der E-Rech­nung oder einem digi­ta­len oder digi­ta­li­sier­ten Kas­sen­be­leg über die Bewir­tung ange­bracht wer­den. Wird nur die digi­ta­le oder digi­ta­li­sier­te Bewir­tungs­rech­nung digi­tal auf­be­wahrt und der Eigen­be­leg in Papier­form erstellt und auf­be­wahrt, muss eine ein­ein­deu­ti­ge Zuord­nung der Bele­ge aus bei­den getrenn­ten Abla­gen stets gewähr­leis­tet sein. 

Die Nach­weis­er­for­der­nis­se des § 4 Absatz 5 Satz 1 Num­mer 2 Satz 2 und 3 EStG sind als erfüllt anzu­se­hen, wenn 

• der Steu­er­pflich­ti­ge zeit­nah einen elek­tro­ni­schen Eigen­be­leg mit den gesetz­lich erfor­der­li­chen Anga­ben erstellt oder die gesetz­lich erfor­der­li­chen Anga­ben zeit­nah auf der digi­ta­len oder digi­ta­li­sier­ten Bewir­tungs­rech­nung elek­tro­nisch ergänzt,
• der Zeit­punkt der Erstel­lung oder Ergän­zung im Doku­ment elek­tro­nisch auf­ge­zeich­net wird,
• das erstell­te Doku­ment oder die Ergän­zung der Bewir­tungs­rech­nung vom Steu­er­pflich­ti­gen digi­tal signiert oder geneh­migt wird, 
• der Zeit­punkt der Signie­rung oder Geneh­mi­gung elek­tro­nisch auf­ge­zeich­net wird, 
• das erstell­te Dokument 
  • bei Bewir­tung in einer Gast­stät­te nach § 4 Absatz 5 Satz 1 Num­mer 2 Satz 3 EStG zusam­men mit der digi­ta­len oder digi­ta­li­sier­ten Bewir­tungs­rech­nung (z. B. durch einen gegen­sei­ti­gen Ver­weis) oder mit der elek­tro­ni­schen Bewir­tungs­rech­nung (z. B. durch einen Ver­weis auf dem Doku­ment auf die elek­tro­ni­sche Rech­nung) auf­be­wahrt wird
  • oder die ergänz­te Bewir­tungs­rech­nung elek­tro­nisch auf­be­wahrt wird und
• bei den genann­ten Vor­gän­gen die Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Büchern, Auf­zeich­nun­gen und Unter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form sowie zum Daten­zu­griff (GoBD) des BMF-Schrei­bens vom 28.11.2019 (ins­be­son­de­re Rzn. 36 ff., 45 ff., 58 ff., 107 ff., 125 ff., 130 ff., 136 ff. und 156 ff.), zuletzt geän­dert durch BMF-Schrei­ben vom 14.7.2025 (BStBl I S. 1502) erfüllt wer­den und die jeweils ange­wand­ten Ver­fah­ren in der Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­ti­on beschrie­ben (Rz. 151 ff. der GoBD) werden.

Bewir­tun­gen im Ausland
§ 4 Absatz 5 Satz 1 Num­mer 2 EStG unter­schei­det nicht, ob die Bewir­tung im Inland oder im Aus­land statt­ge­fun­den hat. Die dort genann­ten Anfor­de­run­gen gel­ten daher auch bei Aus­lands­be­wir­tun­gen. Die Anfor­de­run­gen der R 4.10 Absatz 5 bis 9 EStR sind grund­sätz­lich auch bei Bewir­tun­gen im Aus­land zu erfül­len. Wird jedoch glaub­haft gemacht, dass eine detail­lier­te, maschi­nell erstell­te und elek­tro­nisch auf­ge­zeich­ne­te Rech­nung nicht zu erhal­ten war, genügt in Aus­nah­me­fäl­len die aus­län­di­sche Rech­nung, auch wenn sie die­sen Anfor­de­run­gen nicht voll ent­spricht. Liegt im Aus­nah­me­fall nur eine hand­schrift­lich erstell­te aus­län­di­sche Rech­nung vor, hat der Steu­er­pflich­ti­ge glaub­haft zu machen, dass im jewei­li­gen aus­län­di­schen Staat kei­ne Ver­pflich­tung zur Erstel­lung maschi­nel­ler Bele­ge besteht.