E-Rech­nun­gen: Vor­aus­set­zun­gen für den Vorsteuerabzug

Der Vor­steu­er­ab­zug setzt vor­aus, dass dem Emp­fän­ger ord­nungs­ge­mä­ße Rech­nun­gen vor­lie­gen. Bei E-Rech­nun­gen ist zwi­schen For­mat­feh­lern und inhalt­li­chen Feh­lern zu unterscheiden.

For­mat­feh­ler und ihre Auswirkungen
Sind Unter­neh­mer zur Aus­stel­lung einer E-Rech­nung ver­pflich­tet, ist Vor­aus­set­zung für eine ord­nungs­ge­mä­ße E-Rech­nung u.a., dass sie eine elek­tro­ni­sche Ver­ar­bei­tung ermög­licht (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG). Dies bedeu­tet, dass eine ord­nungs­mä­ßi­ge Rech­nung alle umsatz­steu­er­recht­li­chen Pflicht­an­ga­ben nach §§ 14, 14a UStG ent­hal­ten und die­se sich im struk­tu­rier­ten Teil der E-Rech­nung befin­den müs­sen. Feh­len hier ein oder meh­re­re Anga­ben, liegt ein inhalt­li­cher Feh­ler vor.

Das führt dazu, dass zwar eine E-Rech­nung vor­liegt. Die­se ist jedoch nicht ord­nungs­ge­mäß und schließt des­halb den Vor­steu­er­ab­zug aus. Ein blo­ßer Ver­weis in den struk­tu­rier­ten Daten auf eine Anla­ge, in der die Rech­nungs­pflicht­an­ga­ben in unstruk­tu­rier­ter Form ent­hal­ten sind, reicht nicht aus. Hin­sicht­lich der Leis­tungs­be­schrei­bung gilt, dass die im struk­tu­rier­ten Teil der E-Rech­nung ent­hal­te­nen Anga­ben eine ein­deu­ti­ge und leicht nach­prüf­ba­re Fest­stel­lung der Leis­tung ermög­li­chen müs­sen. Ein Link allein, der sich im struk­tu­rier­ten Teil einer E-Rech­nung befin­det, erfüllt somit nicht die Vor­aus­set­zun­gen. Ergän­zen­de Anga­ben kön­nen jedoch in einem in der E-Rech­nung ent­hal­te­nen Anhang auf­ge­nom­men wer­den (z. B. eine Auf­schlüs­se­lung von Stun­den­nach­wei­sen in einer PDF-Datei).

Nach dem Abschnitt 14.1 Abs. 2 UStAE gel­ten alle Rech­nun­gen in Papier­form oder in ande­ren elek­tro­ni­schen For­ma­ten, die nicht den Vor­ga­ben ent­spre­chen, als sons­ti­ge Rech­nun­gen. Dazu zäh­len auch alle nicht struk­tu­rier­ten elek­tro­ni­schen Datei­en, wie zum Bei­spiel PDF-Datei­en ohne inte­grier­te Daten­sät­ze, Bild­da­tei­en oder Anga­ben in E-Mails. Auch eine Datei, die auf Grund von For­mat­feh­lern die Anfor­de­run­gen an das struk­tu­rier­te elek­tro­ni­sche For­mat einer E-Rech­nung nach § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG nicht erfüllt, stellt eine sons­ti­ge Rech­nung in einem ande­ren elek­tro­ni­schen For­mat dar. Dabei ist es uner­heb­lich, wel­cher Art die For­mat­feh­ler sind, weil die Datei dann nicht den Vor­ga­ben des § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG ent­spricht. For­mat­feh­ler füh­ren somit dazu, dass kei­ne E-Rech­nung vor­liegt. Ist der leis­ten­de Unter­neh­mer zur Aus­stel­lung von E-Rech­nun­gen ver­pflich­tet, füh­ren For­mat­feh­ler dazu, dass kei­ne ord­nungs­mä­ßi­gen Rech­nun­gen vor­lie­gen und somit der Rech­nungs­emp­fän­ger den Vor­steu­er­ab­zug verliert.

Inhalt­li­che Fehler
Besteht die Ver­pflich­tung zur Ertei­lung einer E-Rech­nung, dann müs­sen alle umsatz­steu­er­recht­li­chen Pflicht­an­ga­ben in der E-Rech­nung ent­hal­ten sein. Inhalt­li­che Feh­ler (= kri­ti­sche Feh­ler im Rah­men einer Vali­die­rung) füh­ren eben­falls dazu, dass eine E-Rech­nung vor­liegt, die nicht ord­nungs­ge­mäß ist. Die Vor­aus­set­zung der elek­tro­ni­schen Ver­ar­bei­tung (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG) erfor­dert also, dass die umsatz­steu­er­recht­li­chen Pflicht­an­ga­ben (§§ 14, 14a UStG) im struk­tu­rier­ten Teil der E-Rech­nung ent­hal­ten sein müs­sen. Ein blo­ßer Ver­weis in den struk­tu­rier­ten Daten auf eine Anla­ge, in der die Rech­nungs­pflicht­an­ga­ben in unstruk­tu­rier­ter Form ent­hal­ten sind, reicht nicht aus.

Fazit: Die erfor­der­li­chen Anga­ben müs­sen zwin­gend im struk­tu­rier­ten Teil der E-Rech­nung ent­hal­ten sein. Feh­len hier ein oder meh­re­re Anga­ben, liegt ein Feh­ler vor. Das führt dazu, dass eine E-Rech­nung vor­liegt, die nicht ord­nungs­mä­ßig ist, sodass der Vor­steu­er­ab­zug entfällt.