Es gibt Kategorien von Aufwendungen, bei denen die betriebliche Zuordnung von vornherein unproblematisch ist. Andere Aufwendungen sind eindeutig dem privaten Bereich zuzuordnen, wie z. B. die Miete für die eigene Wohnung. Daneben gibt es Aufwendungen, wie beispielsweise der Erwerb von Fachliteratur, bei denen die Zuordnung davon abhängt, was Gegenstand des Unternehmens bzw. einer Tätigkeit ist. Im Allgemeinen gilt, dass die Anschaffung von Fachbüchern und Fachzeitschriften betrieblich oder beruflich veranlasst ist. Die Anschaffungskosten sind als Betriebsausgaben/Werbungskosten abzugsfähig. Eine privatbedingte Mitnutzung ist hierbei nur dann unschädlich, wenn sie von absolut untergeordneter Bedeutung ist. Die Anschaffung von Literatur ist nämlich nur betrieblich veranlasst, wenn ein privates Interesse nach Art des Werkes und der Tätigkeit objektiv ausgeschlossen ist.
Allerdings ist nicht immer der objektive Charakter einer Publikation maßgebend, sondern vielmehr die Funktion im Einzelfall. Ob ein Buch als Fachliteratur eingestuft werden kann, hängt also wesentlich von der ausgeübten Tätigkeit ab. Dabei muss eine private Nutzung so gut wie ausgeschlossen sein, d.h., sie darf nicht mehr als 10% betragen. Bücher mit schöngeistigem Inhalt, Konversationslexika und Reiseführer können nur im Ausnahmefall Fachliteratur sein.
Praxis-Beispiel:
Ein Rechtsanwalt kauft sich einen Spanien-Reiseführer, weil er eine Rundreise durch Spanien plant. Er kann weder seine Aufwendungen für den Kauf des Reiseführers noch seine Reisekosten, die ihm während der Spanienrundreise entstanden sind, als Betriebsausgaben abziehen. Hat er den Reiseführer von seinem betrieblichen Konto gezahlt, handelt es sich um eine Privatentnahme.
Alternative:
Ein Autor, der u.a. Reiseführer schreibt, hat mit seinem Verlag vereinbart, einen Spanien-Reiseführer zu schreiben. Er erwirbt mehrere Reiseführer zum Gesamtbetrag von 258 € zu Recherchezwecken. Konsequenz: Er kann sowohl die Aufwendungen für den Kauf der Reiseführer als auch ggf. anfallende Reisekosten für Vor-Ort-Recherchen als Betriebsausgaben abziehen. Der Erwerb der Reiseliteratur dient der Ausübung seines Berufes und damit einer – zumindest – weitestgehend beruflichen Nutzung.
Die Kosten für allgemein informierende Zeitungen und Zeitschriften führen nicht zu Betriebsausgaben (Urteil des Finanzgerichts Düsseldorf vom 2.2.2021). Geklagt hatte ein Vorstandsmitglied einer Bank um die Berücksichtigung seiner Bezugskosten für die Frankfurter Allgemeine Zeitung als Werbungskosten im Rahmen der nichtselbständigen Arbeit zu erlangen.
Zeitschriftenauslage in Wartezimmern
Wenn z. B. Ärzte oder Friseure Zeitungen und Zeitschriften in ihren Wartezimmern auslegen, ist ein Betriebsausgabenabzug möglich. Da diese Zeitungen und Zeitschriften überwiegend der Unterhaltung der Patienten/Kunden dienen, sind die Aufwendungen hierfür als Betriebsausgaben abzugsfähig. Bei einer allgemeinen Zeitung lässt das Finanzamt den Betriebsausgabenabzug allerdings manchmal nur dann zu, wenn der betreffende Arzt/Friseur auch privat dieselbe Zeitung bezieht. Betrifft die ausgelegte Fachzeitschrift ein Hobby des Arztes/Friseurs, wird das Finanzamt den Betriebsausgabenabzug für diese im Wartezimmer ausgelegten Zeitschriften nicht zum Abzug zulassen.
Hinweis: Die allgemeine Bezeichnung "Fachliteratur" reicht beim Nachweis nicht aus. Es ist zwingend erforderlich, dass auf der Rechnung bzw. Kleinbetragsrechnung der genaue Titel angegeben ist.