Wird ein Firmenwagen auch für private Fahrten genutzt, ist der geldwerte Vorteil nach der 1%-Regelung anzusetzen. Die 1%-Regelung kann nur vermieden werden, wenn ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch geführt wird. Ein Fahrtenbuch kann nur dann ordnungsgemäß sein, wenn es eine geschlossene äußere Form aufweist und die Eintragungen zeitnah erfolgen. Das gilt auch für ein Fahrtenbuch, das mithilfe eines Computerprogramms erstellt wird.
Eine äußere geschlossene Form kann bei einem Fahrtenbuch, das mithilfe eines Computerprogramms erstellt wird, nur dann vorliegen, wenn nachträgliche Veränderungen an den eingegebenen Daten technisch ausgeschlossen sind oder in der Datei dokumentiert werden und nachvollziehbar sind. Veränderungen müssen bereits bei gewöhnlicher Einsichtnahme in das elektronische Fahrtenbuch erkennbar sein. Eine äußere geschlossene Form liegt bei einem Fahrtenbuch, das mithilfe eines Computerprogramms erstellt wurde, nur dann vor, wenn sich alle erforderlichen Angaben unmittelbar aus dem Fahrtenbuch selbst ergeben. Ein Verweis auf ergänzende Unterlagen ist nur zulässig, wenn der geschlossene Charakter der Fahrtenbuchaufzeichnungen dadurch nicht beeinträchtigt wird. Das bedeutet, dass nachträgliche Änderungen unmittelbar im Fahrtenbuch selbst offenzulegen sind und nicht nur in einer Protokolldatei, die nur für eine begrenzte Zeit zur Verfügung steht.
Die Eintragungen müssen zeitnah erfolgen. Nach der BFH-Rechtsprechung ist das nur dann der Fall, wenn der Nutzer des Fahrzeugs die Eintragungen im Anschluss an die jeweiligen Fahrten vornimmt. Liegen längere Zeiten zwischen den Eintragungen, erfolgen sie nicht zeitnah, auch wenn die Fahrten zunächst auf Zetteln notiert werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Notizen vernichtet oder aufbewahrt wurden. Kann eine zeitnahe Eintragung nicht zweifelsfrei dargelegt werden, dann ist auch die Vollständigkeit der Eintragungen zweifelhaft.
Konsequenz: Wird das Fahrtenbuch nicht anerkannt, so kann der geldwerte Vorteil, der für die Privatfahrten anzusetzen ist, nur mithilfe der 1%-Regelung ermittelt werden.