Geschäfts­rei­se Unter­neh­mer: Abzieh­ba­re Verpflegungskosten

Unter­neh­mer kön­nen Kos­ten für Ver­pfle­gung anläss­lich einer Geschäfts­rei­se steu­er­lich abset­zen. Ertrag­steu­er­lich dür­fen jedoch nicht die tat­säch­li­chen Ver­pfle­gungs­kos­ten gel­tend gemacht wer­den, son­dern nur die gesetz­lich fest­ge­leg­ten Pau­scha­len. Ein Vor­steu­er­ab­zug aus die­sen Ver­pfle­gungs­pau­scha­len ist nicht mög­lich. Aller­dings darf der Unter­neh­mer die Vor­steu­er aus den tat­säch­li­chen Kos­ten gel­tend machen, wenn ihm Rech­nun­gen bzw. Klein­be­trags­rech­nun­gen vor­lie­gen, die den Vor­steu­er­ab­zug ermöglichen.

Inlän­di­sche Ver­pfle­gungs­pau­scha­len: Bei den Ver­pfle­gungs­pau­scha­len muss zwi­schen ein- und mehr­tä­gi­gen Geschäfts­rei­sen unter­schie­den wer­den. Bei meh­re­ren aus­wär­ti­gen Tätig­kei­ten an einem Tag wer­den die Abwe­sen­heits­zei­ten zusam­men­ge­rech­net. Ergibt die Sum­me mehr als 8 Stun­den, kann eine Ver­pfle­gungs­pau­scha­le von 14 € bean­sprucht wer­den. Bei mehr­tä­gi­gen Rei­sen gibt es für den Anrei­se- und Abrei­se­tag immer eine Ver­pfle­gungs­pau­scha­le von 14 €, auch wenn die Abwe­sen­heit nicht mehr als 8 Stun­den beträgt.

Vor­steu­er­ab­zug aus den tat­säch­li­chen Aufwendungen
Aus den Ver­pfle­gungs­pau­scha­len kann der Unter­neh­mer kei­nen Vor­steu­er­ab­zug bean­spru­chen. Es besteht jedoch die Mög­lich­keit, den Vor­steu­er­ab­zug aus den Ver­pfle­gungs­auf­wen­dun­gen gel­tend zu machen, die wäh­rend der Geschäfts­rei­se tat­säch­lich ent­stan­den sind (Abschnitt 15.6 Abs. 1 UStAE).

Vor­aus­set­zung: Es muss eine ord­nungs­ge­mä­ße Rech­nung vor­lie­gen, in der die Umsatz­steu­er geson­dert aus­ge­wie­sen ist. Außer­dem muss der Unter­neh­mer selbst als Leis­tungs­emp­fän­ger aus­ge­wie­sen sein. Bei einer Per­so­nen­ge­sell­schaft kann nur die Per­so­nen­ge­sell­schaft, nicht aber der Gesell­schaf­ter die Vor­steu­er abzie­hen. Des­halb ist Vor­aus­set­zung, dass die Per­so­nen­ge­sell­schaft in der Rech­nung als Leis­tungs­emp­fän­ger bezeich­net ist.

Wich­tig: Bei Klein­be­trags­rech­nun­gen bis 250 € (brut­to) ist die Bezeich­nung des Unter­neh­mers nicht erfor­der­lich. Wenn der Unter­neh­mer auf­ge­führt wird, soll­ten die Anga­ben jedoch stimmen.

Pra­xis-Bei­spiel:
Ein Unter­neh­mer unter­nimmt eine 2-tägi­ge Geschäfts­rei­se von Köln nach Mün­chen. Für die eige­ne Ver­pfle­gung hat der Unter­neh­mer 166,60 € (140 € + 26,60 € Umsatz­steu­er) aus­ge­ge­ben. Die Ver­pfle­gungs­kos­ten kann er durch ver­schie­de­ne Klein­be­trags­rech­nun­gen nach­wei­sen, die er bar gezahlt hat. Er hat in Mün­chen für 122 € über­nach­tet. Das Früh­stück ist geson­dert aus­ge­wie­sen und im Über­nach­tungs­preis mit 15 € ent­hal­ten. Die Hotel­kos­ten hat der Unter­neh­mer mit der EC-Kar­te von sei­nem Betriebs­kon­to gezahlt. Der Unter­neh­mer kann die fol­gen­den Beträ­ge als Betriebs­aus­ga­ben gel­tend machen:

Die Vor­steu­er darf der Unter­neh­mer aus den tat­säch­li­chen Ver­pfle­gungs- und Über­nach­tungs­kos­ten in Anspruch neh­men. Er ermit­telt die Vor­steu­er daher wie folgt: