Rei­se­kos­ten: Fahrt­kos­ten opti­mal abrechnen

Über­lässt der Arbeit­ge­ber sei­nem Arbeit­neh­mer ein Fir­men­fahr­zeug, dann soll­te der Arbeit­ge­ber alle Kos­ten, also auch die lau­fen­den Kos­ten für das Fahr­zeug über­neh­men. Erstat­tet der Arbeit­ge­ber sei­nem Arbeit­neh­mer die lau­fen­den Kos­ten für den Fir­men­wa­gen, die die­ser vor­weg bezahlt hat, han­delt es sich um die Erstat­tung von Aus­la­gen, die lohn­steu­er- und sozi­al­ver­si­che­rungs­frei sind. Der Arbeit­ge­ber bucht die Auf­wen­dun­gen auf das Kon­to „lau­fen­de Kfz-Betriebskosten“.

Ver­wen­det der Arbeit­neh­mer sei­nen eige­nen Pkw kann er die tat­säch­li­chen Kos­ten für sei­nen Pkw ermit­teln und bei der Kilo­me­ter­ab­rech­nung zu Grun­de legen. Das setzt vor­aus, dass er die Gesamt­kos­ten für das Fahr­zeug ermit­telt und die beruf­li­chen Fahr­ten sowie die Jah­res­fahr­leis­tung auf­zeich­net. Ein Fahr­ten­buch ist somit nicht zwin­gend erfor­der­lich. Ohne Nach­weis der tat­säch­li­chen Kos­ten darf der Arbeit­ge­ber sei­nem Arbeit­neh­mer, der bei Dienst- und Geschäfts­fahr­ten sein eige­nes Fahr­zeug benutzt, für jeden gefah­re­nen Kilo­me­ter 0,30 € pau­schal erstatten.

Pra­xis-Bei­spiel:
Der Arbeit­ge­ber hat mit sei­nem Arbeit­neh­mer ver­ein­bart, dass er die Kfz-Kos­ten, die ihm bei Aus­wärts­tä­tig­kei­ten ent­ste­hen, mit den tat­säch­li­chen Kos­ten abrech­nen darf. Nach der Zusam­men­stel­lung der Auf­wen­dun­gen betra­gen die Kfz-Kos­ten des Arbeit­neh­mers ins­ge­samt 9.310 €. Bei einer Jah­res­fahr­leis­tung von 16.322 km errech­net sich hier­aus ein indi­vi­du­el­ler Km-Satz von 9.310 € : 16.322 = 0,57 €. Der Arbeit­neh­mer legt im Jahr ins­ge­samt 5.312 km anläss­lich ver­schie­de­ner Aus­wärts­tä­tig­kei­ten zurück, die der Arbeit­ge­ber bis­her mit der Pau­scha­le von 0,30 € erstat­tet hat. Der Arbeit­ge­ber nimmt die Unter­la­gen sei­nes Arbeit­neh­mers zum Lohn­kon­to (das ist zwin­gend erfor­der­lich) und kann ihm zusätz­lich fol­gen­den Betrag erstatten: