Die Ausgabe von Restaurantschecks, die bis zum Ablauf des Kalenderjahres gültig sind und bei einer Vielzahl von Annahmestellen eingelöst werden können, ist mit dem amtlichen Sachbezugswert anzusetzen, welcher beim Arbeitnehmer zu lohnsteuerpflichtigem Arbeitslohn führt. Hier ist grundsätzlich auch die Möglichkeit der pauschalen Lohnbesteuerung gegeben.
Praxis-Beispiel:
Ein Unternehmer stellt seinen 10 Arbeitnehmern monatlich je 15 Restaurantschecks zu je 6,50 € zur Verfügung. Die bis zum Jahresende gültigen Schecks konnten bei einer Vielzahl von Annahmestellen (Restaurants, Supermärkte) für Mahlzeiten oder für bestimmte Lebensmitte (zum direkten Verbrauch) eingelöst werden. Im Januar teilte der Unternehmer Restaurantschecks im Gesamtwert von 975 € aus.
Unter Berücksichtigung des Sachbezugswerts 2024 in Höhe von 4,13 € für ein Mittagessen übersteigt der Wert des Restaurantschecks diesen um 2,37 €. Da der übersteigende Wert aber nicht mehr als 3,10 € beträgt, ist statt des Verrechnungswerts des Gutscheins (6,50 €) der Sachbezugswert (4,13 €) anzusetzen. Es ergibt sich daher folgender Sachbezugswert: 15 Arbeitstage × 4,13 € Sachbezugswert × 10 Arbeitnehmer = 619,50 €. Im Sachbezugswert ist Umsatzsteuer (19%) in Höhe von 98,91 € enthalten.
Die Restaurantschecks sind als Sachbezug zu erfassen, soweit alle Voraussetzungen erfüllt sind. Dabei ist der Restaurantscheck nicht mit seinem Verrechnungswert, sondern mit dem maßgebenden Sachbezugswert zu bewerten. Diese Bewertungsregeln gelten auch dann, wenn zwischen dem Arbeitgeber und der Annahmestelle keine unmittelbaren vertraglichen Beziehungen bestehen, weil z. B. ein Unternehmen eingeschaltet ist, das die Essensmarken ausgibt.
Voraussetzungen: Ein bei einem Dritten einzulösender Warengutschein ist nur dann als Sachbezug zu behandeln, wenn
- tatsächlich eine Mahlzeit abgegeben wird. Von einer Mahlzeit ist nur dann auszugehen, wenn es sich um Waren zum unmittelbaren Verzehr handelt und zum Verbrauch in der Essenspause bestimmte sind,
- pro Tag nur ein Restaurantscheck in Zahlung genommen wird,
- der Verrechnungswert des Restaurantschecks den amtlichen Sachbezugswert einer Mittagsmahlzeit um nicht mehr als 3,10 € übersteigt und
- der Restaurantscheck nicht an Arbeitnehmer ausgegeben wird, die eine Auswärtstätigkeit ausüben.
Fazit: Auf Vorrat erworbene Lebensmittel können keine Mahlzeit sein.
Der Arbeitgeber ist verpflichtet, Abwesenheitstage der Arbeitnehmer (Auswärtstätigkeiten, Urlaub oder Erkrankung) festzuhalten. Er darf für diese Tage keine Restaurantschecks ausgeben und muss bereits ausgegebene Restaurantschecks zurückzufordern.
Tipp: Die Abwesenheitstage brauchen nicht ermittelt zu werden, wenn die betroffenen Arbeitnehmer im Kalenderjahr an nicht mehr als 3 Arbeitstagen je Kalendermonat im Durchschnitt eine Auswärtstätigkeit ausüben und nicht mehr als 15 Restaurantschecks je Kalendermonat an diese Arbeitnehmer ausgegeben werden.
Wenn die Zuzahlungen von amtlichen Sachbezugswerten abweichen: Es erfolgt eine Versteuerung in Höhe der Differenz zwischen der Zuzahlung und dem Sachbezugswert, wenn die Zuzahlungen des Arbeitnehmers den amtlichen Sachbezugswert unterschreiten. Überschreiten die Zuzahlungen den amtlichen Sachbezugswert hingegen, ist der Wert des Restaurantschecks zu versteuern.