Rei­se­kos­ten: Abrech­nung bei Nachtschichten

Die Ver­pfle­gungs­mehr­auf­wen­dun­gen anläss­lich einer aus­wär­ti­gen Tätig­keit kön­nen nicht mit den tat­säch­li­chen Kos­ten gel­tend gemacht wer­den. Steu­er­lich dür­fen bei einer Aus­wärts­tä­tig­keit Ver­pfle­gungs­mehr­auf­wen­dun­gen nur in Höhe der Pau­scha­len steu­er­frei erstat­tet werden.

Führt der Arbeit­neh­mer an einem Tag meh­re­re Dienst­rei­sen durch, darf er die Zei­ten sei­ner Abwe­sen­heit zusam­men­rech­nen. Ob der Arbeit­neh­mer eine Ver­pfle­gungs­pau­scha­le bean­spru­chen bzw. der Arbeit­ge­ber eine Ver­pfle­gungs­pau­scha­le erstat­ten kann, hängt davon ab, ob die Sum­me der Abwe­sen­heits­zei­ten 8 Stun­den über­steigt. Wich­tig: Bei einer aus­wär­ti­gen Tätig­keit, die sich ohne Über­nach­tung über 2 Tage erstreckt, han­delt es sich nicht um eine mehr­tä­gi­ge Rei­se (§ 9 Abs. 4a EStG). Wür­de es sich um eine mehr­tä­gi­ge Rei­se mit Über­nach­tung han­deln, könn­te für den Anrei­se- und Abrei­se­tag immer eine Ver­pfle­gungs­pau­scha­le von 14 € gel­tend gemacht wer­den, auch wenn die Abwe­sen­heit pro Tag nicht mehr als 8 Stun­den beträgt.

Die Abwe­sen­heits­zei­ten kön­nen also auch zusam­men­ge­rech­net wer­den, wenn die aus­wär­ti­ge beruf­li­che Tätig­keit über Nacht (also an zwei Kalen­der­ta­gen ohne Über­nach­tung) aus­ge­übt wird. Ergibt sich dadurch eine Abwe­sen­heit von mehr als 8 Stun­den, kann die Ver­pfle­gungs­pau­scha­le von 14 € für den Tag gel­tend gemacht wer­den, auf den der über­wie­gen­de Teil der Abwe­sen­heit ent­fällt. Bei Nacht­schich­ten wer­den die Zei­ten der Abwe­sen­heit wäh­rend der Nacht­schicht zusam­men­ge­rech­net und nicht die Abwe­sen­heits­zei­ten des­sel­ben Tages.

Ergibt sich durch das Zusam­men­rech­nen der Zei­ten eine Abwe­sen­heit von mehr als 8 Stun­den, ist die Ver­pfle­gungs­pau­scha­le von 14 € für den Tag gel­tend zu machen, auf den der über­wie­gen­de Teil der Abwe­sen­heit ent­fällt. Die Ver­pfle­gungs­pau­scha­le ist also nur für die­sen Tag zu gewäh­ren. Zusätz­li­che Abwe­sen­heits­zei­ten am sel­ben Tag wir­ken sich dann nicht mehr aus. Es sind 14 € Ver­pfle­gungs­auf­wand zu erfas­sen, auch wenn sich durch die Addi­ti­on mit den Zei­ten des Vor­tags eine Gesamt­zeit von 24 Stun­den ergibt.

Pra­xis-Bei­spiel:
Ein Arbeit­neh­mer ohne ers­te Tätig­keits­stät­te ist ohne Über­nach­tung von 18.00 Uhr bis 08.00 Uhr am fol­gen­den Tag beruf­lich unter­wegs (Abwe­sen­heit von der Woh­nung). Um 12.00Uhr bricht er erneut auf und kehrt um 22.00 Uhr zurück in sei­ne Woh­nung. Sei­ne Abwe­sen­heits­zei­ten rech­net er wie folgt zusammen:

• Abfahrt von der Woh­nung am 1. Tag: Abwe­sen­heit von 18.00 Uhr – 24.00 Uhr = 6 Stunden
• Abwe­sen­heits­zei­ten am 2. Tag 00.00 Uhr – 08.00 Uhr + 12.00 Uhr – 22.00 Uhr = 18 Stunden
• Abwe­sen­heit ins­ge­samt = 24 Stunden

Es ist nicht zuläs­sig die Zei­ten von 2 Tagen so zusam­men­zu­rech­nen, dass eine Ver­pfle­gungs­pau­scha­le für 24 Stun­den her­aus­kommt. Es ist eben­falls nicht zuläs­sig, die Zeit von 00.00 Uhr bis 08.00 Uhr (= 8 Stun­den) dem Vor­tag hin­zu­zu­rech­nen. Bei Auf­ent­hal­ten ohne Über­nach­tung muss der nicht über­wie­gen­de Zeit­an­teil dem Tag hin­zu­ge­rech­net wer­den, auf den der über­wie­gen­de Zeit­an­teil ent­fällt. Ergeb­nis: Der Arbeit­neh­mer kann nur eine Pau­scha­le von 14 € für den 2. Tag gel­tend machen.

Ist der Arbeit­neh­mer ohne Über­nach­tung typi­scher­wei­se nachts unter­wegs (vor und nach Mit­ter­nacht), stellt sich die Fra­ge, wie die Abwe­sen­heits­zei­ten zusam­men­ge­rech­net wer­den kön­nen. Es gibt dann zwei Vari­an­ten, zwi­schen denen der Arbeit­neh­mer wäh­len kann. Er kann

• die Über-Nacht-Zei­ten (also die Zei­ten von zwei Kalen­der­ta­gen ohne Über­nach­tung) zusam­men­rech­nen oder
• die Abwe­sen­heits­zei­ten zusam­men­rech­nen, die auf einen Kalen­der­tag entfallen.

Je nach­dem, wie die Zei­ten der Abwe­sen­heit zusam­men­ge­rech­net wer­den, kann das Ergeb­nis – ins­be­son­de­re bei unre­gel­mä­ßi­gen Abwe­sen­heits­zei­ten – unter­schied­lich ausfallen.