Die Anschaffungskosten eines Vermögensgegenstands sind dann unangemessen hoch, wenn ein Teil der Anschaffungskosten nach der allgemeinen Verkehrsauffassung die angemessene Höhe der Anschaffungskosten übersteigt. Handelsrechtlich ist dieser Vermögensgegenstand trotz der Unangemessenheit seiner Anschaffungskosten dem Betriebsvermögen zuzurechnen.
Auch in der Steuerbilanz werden gemäß § 4 Abs. 4 EStG grundsätzlich alle Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind, als Betriebsausgaben abgezogen. Entscheidend ist allein der objektive wirtschaftliche Zusammenhang mit dem Betrieb. Liegt ein betrieblicher Anlass vor, spielt es grundsätzlich keine Rolle, wie hoch die Aufwendungen sind und ob sie notwendig, üblich oder zweckmäßig sind. Grundsätzlich kann der Unternehmer (auch bei Repräsentationskosten) frei entscheiden, ob und in welcher Höhe er Ausgaben tätigen will. Berühren die betrieblichen Aufwendungen jedoch die Lebensführung des Unternehmers oder anderer Personen, dann dürfen diese nicht abgezogen werden, soweit sie nach der allgemeinen Verkehrsauffassung als unangemessen anzusehen sind (§ 4 Abs. 5 Nr. 7 EStG).
Betriebsausgaben können nur dann die Lebensführung berühren, wenn es sich um Anschaffungen handelt, die der Unternehmer oder eine andere Person sowohl betrieblich als auch privat verwenden kann. Dies können z. B. Geschäftspartner, Familienangehörige oder Gesellschafter bei einer Kapitalgesellschaft sein. Betroffen sind insbesondere repräsentative Aufwendungen, z. B. für die Ausstattung von Büro- und Geschäftsräumen und die Unterhaltung von Fahrzeugen. Bei unüblichen bzw. unüblich hohen Aufwendungen wird das Finanzamt eine Angemessenheitsprüfung vornehmen, z. B. bei der Miete oder Anschaffung eines Sportflugzeugs, um Dienstreisen oder Geschäftsreisen durchzuführen, bei der Miete eines Schiffs als Konferenzort usw.
Es gibt keine feste Wertgrenze, um zu beurteilen, ob bestimmte Aufwendungen angemessen sind oder nicht. Nach der BFH-Rechtsprechung hängt die Beurteilung vielmehr von der Größe des Unternehmens, der Höhe des Umsatzes bzw. des Gewinns und der Bedeutung des Repräsentationsaufwands für den Geschäftserfolg ab. Je höher Umsatz und Gewinn sind, desto mehr darf der Unternehmer abziehen.
Nicht abziehbare Ausgaben: Bei aktivierungspflichtigen Vermögensgegenständen führt die Regelung des § 4 Abs. 5 Nr. 7 EStG dazu, dass der unangemessene Anteil der als Abschreibung in der Handelsbilanz und entsprechend als Abschreibung in der Steuerbilanz zu berücksichtigenden Aufwendungen außerhalb der Steuerbilanz korrigiert werden muss. Das Abzugsverbot wirkt sich bei abnutzbaren Wirtschaftsgütern auf die Abschreibung aus. Diese ist nur insoweit als Betriebsausgabe abziehbar, als sie auf den als angemessen anzusehenden Teil der Anschaffungskosten entfällt.
Auswirkungen auf die Umsatzsteuer: Die Unangemessenheit der Anschaffungskosten wirkt sich auch auf die Abzugsfähigkeit der Vorsteuer aus. Nach § 15 Abs. 1a UStG sind Vorsteuerbeträge, die auf Aufwendungen, für die das Abzugsverbot des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 7 EStG gilt, nicht abziehbar.
Praxis-Beispiel:
Ein Unternehmer kauft sich für sein Büro einen Teppich, der 30.000 € zuzüglich 5.700 € Umsatzsteuer kostet. Angemessen wäre die Anschaffung eines Teppichs im Wert von 5.000 € zuzüglich 950 € Umsatzsteuer (= 16,67% der angemessenen Anschaffungskosten im Verhältnis zu den tatsächlichen Anschaffungskosten) gewesen. Der Teppich gehört insgesamt zum Betriebsvermögen und ist mit den vollen Anschaffungskosten auszuweisen. Die Nutzungs- und Abschreibungsdauer beträgt 15 Jahre. Von der Abschreibung sind jedoch nur 16,67% als Betriebsausgaben abziehbar. Nach § 15 Abs. 1a Nr. 1 UStG darf der Unternehmer von der ausgewiesenen Umsatzsteuer nur den Teil als Vorsteuer abziehen, der auf die angemessenen Anschaffungskosten entfällt. Das sind 950 €, die der Unternehmer als Vorsteuer geltend machen kann. Die nicht abziehbare Vorsteuer gehört zu den Anschaffungskosten. Die Abschreibung beträgt somit 34.750 € : 15 = 2.316,67 € jährlich. Davon sind jedoch nur 16,67% = 386,19 € als Betriebsausgaben abziehbar.