Die Sofortmeldung ersetzt nicht die Anmeldung eines Arbeitnehmers. Sie ist mit dem Meldegrund 20 abzugeben und unabhängig von der regulär nach der DEÜV abzugebenden Anmeldung zusätzlich zu erstatten. Sofortmeldungen sind direkt an die Datenstelle der Rentenversicherung (DSRV) nur elektronisch möglich. Ist die Versicherungsnummer des Arbeitnehmers zum Zeitpunkt der Abgabe der Sofortmeldung nicht bekannt, sind zusätzlich
- die für die Vergabe einer Versicherungsnummer erforderlichen Daten (Tag und Ort der Geburt, Anschrift) und
- ggf. die Europäische Versicherungsnummer
mit der Sofortmeldung zu übermitteln. Die ermittelte oder neu vergebene Versicherungsnummer wird dem Arbeitgeber direkt von der DSRV im elektronischen Datenaustausch zurückgemeldet.
Die Abgabe der Sofortmeldung ist für folgende Wirtschaftsbereiche vorgesehen:
- Baugewerbe
- Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
- Personenbeförderungsgewerbe
- Speditions-, Transport- und damit verbundene Logistikgewerbe
- Schaustellergewerbe
- Unternehmen der Forstwirtschaft
- Gebäudereinigungsgewerbe
- Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen
- Fleischwirtschaft
- Prostitutionsgewerbe
- Wach- und Sicherheitsgewerbe
Die Sofortmeldung ist in den betroffenen Wirtschaftsbereichen vor oder spätestens mit Beschäftigungsbeginn mit folgenden Inhalten abzugeben:
- Familien- und Vornamen
- Versicherungsnummer
- Betriebsnummer des Arbeitgebers
- Tag der Beschäftigungsaufnahme
Die Meldepflicht gilt für alle Beschäftigten des Unternehmens der genannten Wirtschaftszweige. Auf die Art der Beschäftigung kommt es nicht an.
Frist und Form der Abgabe der Sofortmeldung
Die Sofortmeldung kann bereits vor Aufnahme der Beschäftigung abgegeben werden. Sie ist spätestens bei Beschäftigungsaufnahme zu erstatten. Die Sofortmeldung kann ausschließlich auf elektronischem Weg über
- eine elektronische Ausfüllhilfe (z. B. sv-net) durch die einstellende Person vor Ort oder
- die EDV des Arbeitgebers (zertifiziertes Entgeltabrechnungsprogramm)
abgegeben werden. Die Meldung kann nicht im Laufe des Tages nachgeholt werden.
Sofern während einer Prüfung vor Ort keine Angabe zur Beschäftigung in der Betriebsprüfungsdatei der Rentenversicherung vom Prüfer gefunden wird, gilt die Tätigkeit als Schwarzarbeit. Daraus resultieren strafrechtlichen Konsequenzen.
Durch die Sofortmeldung ist die Mitführungspflicht des Sozialversicherungsausweises für Arbeitnehmer in den bisher mitführungspflichtigen Branchen entfallen. Die Ausweispflicht ist jedoch nicht in vollem Umfang entfallen. Arbeitnehmer müssen sich jetzt durch Personaldokumente (z. B. Personalausweis) ausweisen. Auch anderweitige behördliche Lichtbildausweise (z. B. Dienstausweis eines Beamten, Führerschein) reichen zur Personenidentifizierung aus. Führt der Arbeitnehmer die vorgeschriebenen Ausweispapiere nicht mit, darf er im Falle einer Kontrolle bis zur Klärung des Sachverhalts nicht beschäftigt werden. In einem solchen Fall hat der Beschäftigte für die Zeit des Nichteinsatzes keinen Anspruch auf Entgelt. Der Beschäftigte hat die Unmöglichkeit der Arbeitsleistung zu vertreten.