Der Begriff Gutschrift wird unterschiedlich verwendet, und zwar dann, wenn
- der Rechnungsaussteller den Rechnungsbetrag ganz oder teilweise wieder gutschreibt; die Gutschrift ist dann als Korrektur der ursprünglichen Rechnung anzusehen,
- nicht derjenige, der die Leistung erbringt, abrechnet, sondern derjenige, der die Leistung erhalten hat (= umgekehrte Rechnung).
Im Sinne des Umsatzsteuergesetzes ist eine Gutschrift eine Rechnung, die vom Leistungsempfänger ausgestellt wird (§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG). Unbeschadet der Verpflichtungen nach Satz 1 Nr. 1 und 2 Satz 2 kann eine Rechnung von einem in Satz 1 Nr. 2 bezeichneten Leistungsempfänger für eine Lieferung oder sonstige Leistung des Unternehmers ausgestellt werden, sofern dies vorher vereinbart wurde (Gutschrift). Die Gutschrift verliert die Wirkung einer Rechnung, sobald der Empfänger der Gutschrift dem ihm übermittelten Dokument widerspricht. Eine Rechnung kann im Namen und für Rechnung des Unternehmers oder eines in Satz 1 Nr. 2 bezeichneten Leistungsempfängers von einem Dritten ausgestellt werden.
Diese Gutschrift ist nur dann wirksam, wenn
- der leistende Unternehmer (= Empfänger der Gutschrift) zum gesonderten Ausweis der Umsatzsteuer berechtigt ist (also z. B. kein Kleinunternehmer oder keine Privatperson ist),
- beide Parteien einverstanden sind, dass die Lieferung oder sonstige Leistung im Gutschriftverfahren abgerechnet wird und
- die Gutschrift alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthält, die eine Rechnung enthalten muss. Die Gutschrift muss die Steuernummer bzw. Umsatzsteuer- Identifikationsnummer des Unternehmers enthalten, der die Leistung erbracht hat.
Die Gutschrift verliert ihre Wirkung, wenn der Empfänger der Gutschrift dem gesonderten Steuerausweis widerspricht.
Praxis-Beispiel:
Ein Journalist schreibt regelmäßig Artikel für eine Tageszeitung. Der Zeitungsverlag rechnet mit ihm in der Form der Gutschrift ab. Sein Honorar beträgt 500 € zuzüglich 7% = 35 € Umsatzsteuer. Der Zeitungsverlag übersendet ihm eine Gutschrift mit Rechnungs- und Steuer-Nummer, z. B. wie folgt:
| Rechnungsnummer: | 2-2023-004183 |
| Steuer-Nummer des Journalisten: | 222/5247/0027 |
In der Gutschrift müssen außerdem noch die folgenden Angaben enthalten sein
- der Verlag und der Journalist mit Namen und Anschrift,
- Datum der Gutschrift, Art und Umfang und Zeitpunkt der sonstigen Leistung,
- das Nettoentgelt, der anzuwendende Steuersatz und der Betrag der Umsatzsteuer.
Der Empfänger der Gutschrift hat die Leistung erbracht und muss die Umsatzsteuer von 35 € ans Finanzamt zahlen.
Alternative: Der Autor ist Privatperson oder Kleinunternehmer. Die Abrechnung kann ebenfalls in der Form der Gutschrift erfolgen – allerdings ohne Ausweis der Umsatzsteuer.
Gutschrift als Rechnungskorrektur
Anders ist die Situation, wenn der Leistungsempfänger eine Rechnung erhalten hat, die anschließend mit einer Gutschrift korrigiert wird.
Praxis-Beispiel:
Der Kunde hat Ware für 1.000 € zuzüglich Umsatzsteuer bestellt. Mit der Lieferung erhält er eine Rechnung über 1.000 € zuzüglich 19% = 190 € Umsatzsteuer. Bei der Lieferung war ein Teil der Ware beschädigt. Der Kunde einigt sich mit dem Lieferanten darauf, dass er statt der 1.000 € nur noch 800 € zahlen muss. Er erhält vom Lieferanten eine Gutschrift über 200 € zuzüglich 38 € Umsatzsteuer. Diese Gutschrift korrigiert das Entgelt und die Umsatzsteuer der ursprünglichen Rechnung. Diese Gutschrift ist also keine vollständige Rechnung. Das heißt, der Lieferant nimmt unter Angabe der Rechnungsnummer Bezug auf die ursprüngliche Rechnung. Die Angabe einer Steuernummer ist, da es sich um eine Berichtigung handelt, nicht noch einmal erforderlich.